Opći uvjeti zakupa i suizlaganja

Ovi opći uvjeti zakupa i suizlaganja primjenjuju se i dopunjuju sve ugovore za suizlaganje temeljem kojih Hrvatska turistička zajednica drugoj ugovornoj strani (u daljnejm tekstu: Suizlagač) omogućuje nastupe na turističkim i sličnim sajmovima kroz zakup dijelova štanda Hrvatske turističke zajednice.

1. Prijavljivanje Suizlagača

Prijava za pojedini sajam obavlja se putem prijavnice. Dostava potpisane i ovjerene prijavnice vrijedi kao ponuda ugovora. Ugovor se smatra zaključenim nakon što HTZ zakupniku-suizlagaču dostavi ili obavijest o prihvatu prijave ili račun za zakup štanda. Na Internet stranicama Hrvatske turističke zajednice, www.croatia.hr, nalaze se tabele sa svim sajmovima, cijenom zakupa i cijenom uređenja 1m2 na sajmu, a isti podaci se kontinuirano obnavljaju. Prijava je moguća tokom cijele godine, a prema rokovima prijave za svaki pojedini sajam naznačenim na već navedenoj tabeli. U pravilu sajam je potrebno prijaviti 5 – 8 mjeseci prije sajma, ovisno o sajmu.

HTZ zadržava pravo odbijanja prijavnica Suizlagača prema vlastitoj ocjeni, odnosno koristi za promociju hrvatskog turizma. U slučaju ograničenog prostora HTZ će u načelu prihvaćati ranije pristigle prijave.

2. Odustanak Suizlagača

Suizlagač je ovlašten otkazati prijavu odnosno zakup dijela štanda i nakon što je Hrvatska turistička zajednica potvrdila prihvat te prijave, ali najkasnije tri mjeseca prije početka sajma, u kojem slučaju je dužan Hrvatskoj turističkoj zajednici platiti penale u visini 50% ukupnog iznosa narudžbe.

Ukoliko Suizlagač odustane od nastupa na sajmu u razdoblju kraćem od tri mjeseca prije početka sajma, dužan je platiti puni iznos zakupa i troškova uređenja svoga dijela štanda, osim u slučaju više sile. Pod višom silom se pored težih elementarnih i sličnih nepogoda podrazumijevaju i bankrot kao i teža bolest potpisnika ugovora ukoliko su kod Suizlagača zaposlene do 2 osobe te nitko drugi ne može zamijeniti potpisnika na sajamskom nastupu.

3. Promjena dodijeljenog prostora i pozicija Suizlagača

HTZ pridržava pravo da u svako vrijeme u svrhu bolje kvalitete štanda, napravi promjene na tlocrtu štanda, promijeni oblik ili poziciju prostora dodijeljenog Suizlagaču.
Pri odabiru pozicija Suizlagača unutar štanda, HTZ će se u načelu voditi po regionalnom principu, ali može primijeniti i drugačije kriterije koji vode boljoj kvaliteti prezentacije hrvatskog turizma.

4. Podzakup Suizlagačkog prostora

Suizlagač je ovlašten zakupljeni prostor na štandu Hrvatske turističke zajednice dati u podzakup, ali pri tome na svaka zakupljena 2 m2 može postaviti maksimalno 1 osobu.

Suizlagač je obvezan obavijestiti HTZ o svojim podzakupcima u najkraćem mogućem roku, a najkasnije do 2 mjeseca prije početka sajma.

HTZ će komunicirati samo sa potpisnikom ugovora, dok će potpisnik ugovora komunicirati sa svojim partnerima.

5. Propusnice za Suizlagače

HTZ će osigurati Suizlagaču određeni broj službenih propusnica za sajam, u razmjeru prema veličini zakupljenog prostora štanda.
Voditelj štanda će predati Suizlagaču propusnice najkasnije dan prije početka sajma. Dodatne propusnice Suizlagač može kupiti o svom trošku dan prije početka sajma, u čemu će imati pomoć voditelja štanda.

6. Službeni katalog sajma

Organizator sajma izdaje službeni katalog. HTZ šalje Organizatoru sajma podatke za unos u katalog sajma – one podatke koje Suizlagači popune u prijavi Suizlagača. HTZ ne preuzima nikakvu odgovornost za krive navode, greške ili ispuštene podatke, do čega može doći prilikom sastavljanja kataloga. Besplatan unos u katalog je specificiran veličinom štanda. HTZ će omogućiti svim zainteresiranim podzakupcima Suizlagača da unos podatake u službeni katalog, no na zahtjev i o trošku Suizlagača. Dodatni unosi u katalog mogu se tražiti isključivo prilikom prijave za sajam. U slučaju nemogućnosti unosa dodatnih podataka za katalog zbog ograničenja od strane Organizatora, HTZ ne snosi nikakvu odgovornost.

7. Cijena zakupa dijela štanda njegovog uređenja i uvjeti plaćanja

Troškove zakupa i razmjerne troškove uređenja prostora Hrvatskoj turističkoj zajednici podmiruje isključivo Suizlagač bez obzira na to da li je koristio mogućnost davanja dijela prostora u podzakup.

Nakon primitka prijavnice-ugovora, HTZ će ispostaviti račun za zakup i uređenja štanda. Troškovi zakupa i uređenja trebaju biti plaćeni u roku od 15 dana po primitku računa jer u protivnom HTZ će zaračunati zatezne kamate i sudskim putem naplatiti potraživanje.

Hrvatski Suizlagači plaćaju ukupni iznos u kunskoj protuvrijednosti po srednjem tečaju HPB-a na dan izdavanja računa.

Strani Suizlagači plaćaju ukupni iznos u valuti tržišta na kojem se sajam održava.

8. Izgled štanda, preuzimanje štanda

HTZ će osigurati jednog tehničkog izvođača kako bi cjelokupan izložbeni prostor bio jednoobrazno izrađen, poštujući sve usvojene vizualno-komunikološke konstante hrvatskog turizma. HTZ dogovara izgled štanda, dok Suizlagač nema pravo odlučivanja o izgledu cjelokupnog štanda, (dizajnersko projektno rješenje), već je dužan uklopiti se u vizualni identitet prihvaćen od strane HTZ-a. Prema odabiru modela zakupa štanda tj. veličine prostora, određena je mogućnost ispisa i veličine natpisa naziva i logo znaka Suizlagača. Suizlagač sugerira što treba sadržavati natpis iznad info deska (naziva i logo znaka), no HTZ zadržava pravo izmjene cijelog izgleda natpisa. Prema ograničenom prostoru natpisa, konačan natpis definirati će se konzultiranjem s tehničkim izvođačem, Suizlagačem i HTZ-om.
HTZ se obvezuje da će tehnički izvođač izraditi izložbeni prostor za svaku priredbu po principu "ključ u ruke" u skladu s prihvaćenom idejnom i izvedbenom projektnom dokumentacijom, te pravilima struke pazeći da izložbeni prostor bude završen i primopredaja obavljena dan prije otvaranja priredbe.

Nije dozvoljeno postavljanje dodatnih promotivnih konstrukcija (roll-up, pingvini i slično) na zakupljenom prostoru suizlagača.

9. Informiranje Suizlagača

HTZ je dužan dostaviti Suizlagaču korisne informacije o sajmu (standardiziranog sadržaja), te nacrt štanda najkasnije tjedan dana prije početka održavanja sajma. U slučaju da Suizlagač traži korekcije, koje su u skladu s općim pravilima, i vizualnim identitetom štanda, potrebno je pisanim putem uputiti zahtjev sa opisom promjena odmah po primitku nacrta.

10. Distribucija i skladištenje materijala

HTZ dostavlja ograničenu količinu tiskanih materijala iz Hrvatske na pojedini sajam ako Suizlagač i ostali zainteresirani subjekti dostave materijal-brošure pravovremeno (najmanje 3 tjedna prije početka sajma ili u dogovoru sa skladištem HTZ-a) na skladište HTZ-a. Količine materijala koje komercijalni subjekti mogu distribuirati o trošak HTZ-a mogu se saznati kontaktiranjem skladišta HTZ-a na br tel: 01 6215 888. Napominjemo da se šalju racionalne količine materijala na sajmove.
Suizlagači koji zakupljuju prostor od 6, 8 ili više m2, svoje materijale prvo skladište na svom izlagačkom prostoru, a tek manji dio materijala u skladištu HTZ-a. Ako Suizlagač namjerava skladištiti u skladištu neprimjereno velik broj svojih brošura, voditelj štanda ili osoba odgovorna ispred HTZ-a ima pravo zatražiti Suizlagača da ukloni određenu količinu materijala.

11. Dan prije početka sajma – propusnice, postavljanje štanda, slaganje materijala

Dan prije početka sajma Suizlagači su dužni doći na štand kako bi preuzeli svoj dio štanda i pripadajuće propusnice, te posložili svoje materijale. Postavljanje štanda odvija se dan prije početka sajma, najčešće u prijepodnevnim satima. Predstavnik Suizlagača treba doći dan ranije na štand (vrijeme dolaska dogovoriti s voditeljem štanda), kako bi provjerio da li je sve u redu s njegovim dijelom štanda, te kako bi posložio izložbeni materijal. U slučaju da je nešto potrebno korigirati, jer nije u skladu s odobrenim finalnim rješenjem tehničkog izvođača, u dogovoru s voditeljem štanda i tehničkim izvođačem treba napraviti potrebne, no izvedive korekcije.
Voditelj štanda ili odgovorna osoba ispred HTZ-a zadužen je za kvalitetnu i točnu izradu štanda prema finalnom nacrtu koji je odobrio HTZ.

12. Osoblje Suizlagača

SuizlagJako sam sretan jer ovo Jako sam sretan jer ovo pregledavamač mora imati predstavnika/e koji će cijelo vrijeme održavanja sajma biti prisutan na štandu, te dolaziti na vrijeme. Ukoliko Suizlagač mora na kraće vrijeme napustiti štand, o tome mora obavijestiti voditelja (dati informaciju kada odlazi, te kad se vraća), kako bi voditelj u slučaju upita posjetitelja znao dati točnu informaciju.
Jako sam sretan jer ovo Jako sam sretan jer ovo pregledavamPrema veličini zakupljenog štanda, Suizlagač može imati maksimalno 1 osobu na zakupljena 2 m2 stalno prisutnu na svom dijelu štanda. Suizlagač je dužan osigurati osoblje (za vrijeme cjelokupnog trajanja sajma) za svoj dio prostora i pokriti cjelokupne troškove tog osoblja.

Napomena: molimo da se vodi računa o profesionalnoj prezentaciji (komunikacija, odjeća itd..)

13. Korištenje reprezentativnog materijala, skladišta i ostalog prostora na štandu

Poslovni partneri i posjetitelji štanda ne smiju ulaziti u kuhinju / skladište, niti tamo odlagati svoje stvari, već potrebe sukladnim materijalima prenesu hostesi tj. informatoru, koji će biti za to zadužen.

Suizlagač može koristiti samo zakupljeni izlagački prostor. Osoblje štanda i Suizlagači ne koriste VIP prostoriju, niti press sobu. Stolove za sastanke na HTZ-ovom dijelu štanda Suizlagač (kada mu nije dostatan vlastiti prostor), kao i ostali hrvatski turistički djelatnici, mogu koristiti isključivo u dogovoru sa voditeljem i to samo za poslovne sastanke.
Ukoliko se neki od Suizlagača odrekne dijela svog radnog prostora, više ne može tražiti povratak tog dijela namještaja.

14. Dodatni sadržaj i uređenje prostora Suizlagača

Suizlagač je dužan brinuti se o dodatnim sadržajima na svom dijelu štanda (ukoliko ih predlaže) imajući na umu da ne kolidira sa sadržajima ostalih Suizlagača. Ako je riječ o dodatnim sadržajima (muzika, degustacija hrane i pića i sl.) za koje postoji vjerojatnost da su regulirani posebnim pravilnicima Organizatora, Suizlagač je dužan o tome obavijestiti i tražiti suglasnost HTZ-a, te obavijestiti Organizatora na način i u roku koji za takav sadržaj predviđa Organizator.

Ukoliko se ne radi o nacionalnoj prezentaciji gdje je svakom suizlagaču osiguran monitor i DVD player, ako suizlagač želi neku dodatnu tehniku na svom dijelu štanda (monitor, plazma, DVD player, printer, telefon, internet...), dužan je samostalno osigurati željenu tehniku, te kontaktirati direktno organizatora sajma ili tehničke izvođače (u slučaju posebnog priključka) te o tome obavijestiti kontakt osobu u Glavnom uredu.

15. Eventualne sporove rješava nadležni sud u Zagrebu

Eventualno nastale sporove stranke će rješavati sporazumno, a u nemogućnosti takvog rješenja utvrđuje se nadležnost stvarno nadležnog suda u Zagrebu.

Hrvatska turistička zajednica zadržava pravo promjena svake pojedine točke ovih Odredaba, ako se to tijekom vremena pokaže potrebnim i opravdanim. Za potpisnike Prijave o suizlaganju vrijede sva ona pravila koja su s tim datumom bila na snazi.